При организации бухгалтерского учёта расхода топлива следует выделить следующие основные направления работы учётного персонала:

1.Учёт поступления и расходования горюче-смазочных материалов в количественном и денежном выражении.

2. Расчёт фактической себестоимости единицы топлива.

3. Установка норм расхода топлива.

4. Учёт пробега каждого автомобиля за отчётный период.

5. Расчёт количества топлива, необходимого для совершения учтённого пробега автомобилей за отчётный период по установленным нормам.

Учёт поступления и расходования топлива в количественном и денежном выражении

Для учёта поступления и расходования горюче-смазочных материалов в количественном и денежном выражении Планом счетов бухгалтерского учёта предусмотрен счёт 10 "Материалы" субсчёт 3 "Топливо".

На этом субсчёте учитывают наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

Аналитический и количественный учёт для всех видов топлива, за исключением сжатого природного газа, ведётся в литрах. Для сжатого природного газа в нормальных кубических метрах.

Бухгалтерский учёт нефтепродуктов ведут по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам. Для этого применяют субсчета второго порядка к субсчёту 3 "Топливо": 10-3.1 "Нефтепродукты на складе"; 10-3.2 "Нефтепродукты по талонам"; 10-3.3 "Топливо в баках транспортных средств".

По субсчёту "Нефтепродукты на складе" предприятия, имеющие оборудованные помещения для хранения ГСМ, учитывают наличие и движение нефтепродуктов всех видов, полученных для эксплуатации транспортных средств, в пунктах заправки и хранилищах.

По субсчёту "Нефтепродукты по талонам" учитывают талоны на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы в объёмных единицах измерения и в стоимостном выражении, полученные материально ответственным лицом.

Материально ответственное лицо для учёта талонов на нефтепродукты назначается руководителем предприятия и регистрирует движение талонов в специальной книге в количественном и стоимостном выражении (примерный вид см. таблицу 13.1).

Книга учёта талонов на нефтепродукты должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Книга учёта содержит первые и вторые (отрывные) листы, заполняемые под копирку.

Записи заносят в книгу учёта талонов ежедневно по данным документов, служащих основанием для оприходования или списания талонов на нефтепродукты.

Основанием для оприходования талонов материально ответственным лицом является накладная на отпуск материальных ценностей (талонов ГСМ). Как правило, материально ответственное лицо само получает по доверенности от предприятия талоны на ГСМ в организации поставщике ГСМ.

Документами, служащими основанием для списания талонов на нефтепродукты с материально ответственного лица являются расходные ордера.

Расходный ордер оформляется на каждого водителя, получающего талоны на ГСМ и содержит следующие обязательные реквизиты: фамилия, имя и отчество лица, получающего талоны на ГСМ, дату составления документа, количество талонов, номинал одного талона, общую сумму полученных талонов, подписи материально ответственного лица и водителя.

По данным приходных и расходных документов материально ответственное лицо составляет Отчёт о движении талонов и представляет его в бухгалтерию предприятия вместе с приложенными первичными приходными и расходными документами.

Отчёт о движении талонов является вторым (отрывным) листом в Книге учёта талонов на нефтепродукты, заполняемым под копирку.

Таблица 13.1 – Форма книги учёта талонов на нефтепродукты

Предприятие Книга учёта талонов на нефтепродукты на 200 г. Вид ГСМ – бензин АИ – 76 Единицы измерения – литр.
№ доку-мента	От кого получено / кому выдано	Количество талонов	Номинал талона	Сумма
				Приход	Расход
	Остаток на начало дня (дата)	50	18	0	750
17	Комбинат "Автообслуживание"	1000	18	15000
3	Водитель Иванов А.А.	5	18		75
4	Водитель Петров П.П.	10	18		150
	…………………
	Итого за день			15000	225
	Остаток на конец дня	1035	18	15525
Материально ответственное лицо _ Проверил и документы в количестве _ приходных и расходных принял Бухгалтер