Рефрижераторные поезда и секции обслуживают сопровождающие их бригады. К каждому поезду или секции приписаны две сменные бригады, одна из которых находится в очередном рейсе, а другая – на отдыхе. Бригады меняются, как правило, через 45 суток по графику, утвержденному начальником рефрижераторного вагонного депо приписки этих вагонов. Прием-сдача поезда производится в порожнем состоянии и лишь в исключительных случаях (по указанию начальника депо) – в груженом. Продолжительность передачи не должна превышать 3 часа.

Бригада обязана обеспечивать исправное техническое состояние оборудования и постоянную готовность поезда, секции к перевозке СПГ; осуществлять контроль за сохранностью вагонов и оборудования; обеспечивать соблюдение температурных и вентиляционных режимов перевозки грузов; экономно расходовать запасные части, топливо, смазку, хладагент и другие материалы; контролировать рациональное использование вагонов при погрузке; принимать меры к ускорению погрузки, выгрузки и продвижения РПС; следить за санитарно-техническим состоянием вагона.

Техническая документация рефрижераторного поезда и секции следующая: инструкция по эксплуатации оборудования, маршрут (ф. ВУ-83), рабочий журнал (ВУ-85), журнал учета технического обслуживания (ф. ВУ-86), книга учета неисправностей (ф. ВУ-87), журнал регламентных работ (для БМЗ-5) и отчет о работе бригады поезда (секции). Маршрут рефрижераторного поезда или секции – документ, на основании которого составляют отчет о работе и использовании РПС. В маршруте отмечают время нахождения поезда или секции в рабочем состоянии, резерве, неисправном состоянии, под экипировкой и под промывкой. В рабочих журналах отражают работу оборудования, температурный и вентиляционный режимы при перевозке СПГ. Заполненный журнал обслуживающая бригада сдаёт в депо приписки для обработки и хранения в архиве. В книгу учета ремонта оборудования записывают все профилактические работы, выполняемые по графику, а также все внеплановые ремонтные работы во время рейса. По окончании поездки начальник поезда (секции) составляет отчет о работе бригады и вместе с маршрутом сдает его в депо приписки.

Неисправности оборудования, возникающие в пути следования, устраняются, как правило, обслуживающей бригадой без отцепки рефрижераторных вагонов от поездов. Если бригада не в состоянии устранить неисправность, то текущий ремонт может выполняться в ближайшем вагонном депо по заявке начальника поезда (секции) с отцепкой от поезда. В этом случае уведомление на перечисление поезда (секции) в парк неисправных выдает за своей подписью начальник этого депо, а ремонт производится за счет депо приписки. При соблюдении правил эксплуатации поезда и секции могут не заходить в депо приписки от одного деповского ремонта до другого.

Подготовка вагонов к перевозке включает технический и коммерческий осмотры, проверку исправности энергохолодильного оборудования, в необходимых случаях экипировку и предварительное охлаждение или обогрев грузовых помещений вагонов перед погрузкой. Исправность оборудования проверяют пробным запуском с полной нагрузкой в течение 20-30 мин. Бригада проверяет точность показания установленных термометров и срабатывания термостатов с записью поправок в рабочем журнале. Для предотвращения отепления или оттайки охлажденных или мороженых грузов в процессе погрузки в летний период грузовые вагоны поездов и секций предварительно охлаждают перед погрузкой низкотемпературных грузов до -10°С, мороженых – до 0°С, охлажденных – до минимальной температуры температурного режима перевозки этих грузов, установленного ППГ и Инструкцией по обслуживанию перевозок СПГ (ЦМ-ЦВ/2704). При перевозке неохлажденных грузов летом и всех грузов в переходный и зимний периоды предварительное охлаждение вагонов не требуется. Зимой перед погрузкой бананов, плодоовощей и некоторых других грузов, боящихся подморозки, необходим предварительный обогрев грузовых вагонов включением электропечей.